Curso de Excel Básico - Capítulo 11

 

Capítulo 11: Listas Desplegables en Excel

Las listas desplegables son una herramienta de Excel que permite restringir los datos que se pueden ingresar en una celda. Esto asegura que los usuarios solo puedan elegir entre opciones predefinidas, evitando errores y facilitando la organización de la información.

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1) ¿Qué es una Lista Desplegable?

Una lista desplegable es un control dentro de una celda que muestra un menú con opciones limitadas. El usuario puede seleccionar un valor de la lista en lugar de escribirlo manualmente.

Ventajas principales:

• Evita errores de ingreso de datos.

• Facilita la estandarización de información.

• Permite rapidez en el llenado de formularios o tablas.

• Ideal para encuestas, formularios de inventario o seguimiento de tareas.

📌 Ejemplo: Una celda que solo permite seleccionar entre “Pendiente”, “En proceso” o “Completado”.

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2) Cómo crear una Lista Desplegable en Excel

Pasos generales:

1. Selecciona la celda o rango donde deseas colocar la lista.

2. Ve a la pestaña Datos → Validación de datos → Validación de datos.

3. En Permitir, elige Lista.

4. En Origen, ingresa los valores separados por comas (ej. Pendiente,En proceso,Completado) o selecciona un rango de celdas que contenga las opciones.

5. Marca la opción Ignorar blancos si quieres permitir celdas vacías.

6. Marca Celda desplegable para que se muestre la flecha de selección.

7. Haz clic en Aceptar.

Ahora la celda tendrá una flecha que muestra las opciones que definiste.

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Tipos de listas desplegables en Excel

1. Lista de valores manual:

   • Los valores se escriben directamente en el cuadro de origen separados por comas.

   • Ideal para listas cortas y estáticas.

   • Ejemplo: Sí,No,N/A.

2. Lista basada en rango de celdas:

   • Los valores se toman de un rango en la hoja de cálculo.

   • Ideal si los valores pueden cambiar o son muchos.

   • Ejemplo: Un rango con nombres de productos o empleados.

3. Listas dependientes (listas encadenadas):

   • El valor de una lista depende de la selección de otra.

   • Requiere un poco más de configuración usando nombres de rangos y fórmulas.

   • Ejemplo: Seleccionar un país en la primera lista y que la segunda muestre solo las ciudades de ese país.

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✅ Conclusión:
Las listas desplegables son herramientas clave para controlar la entrada de datos, mantener la consistencia y mejorar la experiencia de quien usa la hoja de Excel. Saber crearlas correctamente agiliza procesos y reduce errores.

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